Obbligo per gli Amministratori di dotarsi di PEC: prime indicazioni operative dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy
La Legge di Bilancio 2025 (L. 30 dicembre 2024, n. 207) entrata in vigore lo scorso 1 gennaio 2025, al comma 860 dell’art. 1, ha esteso agli amministratori di imprese costituite in forma societaria l’obbligo di dotarsi ed indicare il proprio domicilio digitale / indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), a partire dalla data di presentazione della domanda di prima iscrizione al registro delle imprese o all’albo delle imprese artigiane, successivamente alla data di entrata in vigore della legge di conversione.
Questa misura si inserisce nel processo di digitalizzazione che sta interessando la pubblica amministrazione e il mondo delle imprese, con l’obiettivo di rendere più efficienti e rapide le comunicazioni ufficiali.
In assenza di indicazioni ministeriali, la Camera di Commercio di Milano, Monza e Lodi con provvedimento del 9 gennaio 2025 aveva disposto la sospensione delle domande inviate a partire dal 1 gennaio 2025 relative all’iscrizione della nomina degli amministratori, unitamente all’atto costitutivo di società di capitali e all’iscrizione dell’atto costitutivo di società di persone, prive dell’indicazione del domicilio digitale degli amministratori delle società.
Ad oggi, tuttavia, le lacune sembrano essere state colmate dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy che, con nota del 12 marzo 2025, ha fornito i primi orientamenti operativi alle Camere di Commercio.
Decorrenza dell’obbligo per gli amministratori
L’obbligo di dotarsi di una PEC è applicabile agli amministratori delle società costituite a decorrere dal 1 gennaio 2025, nonché alle società che hanno presentato la domanda di iscrizione al registro successivamente a questa data.
L’obbligo si applica anche alle imprese già costituite in forma societaria, in caso di sostituzione o di rinnovo dell’amministratore. A tal proposito, per le imprese costituite prima del 1 gennaio 2025, è stato previsto un termine al 30 giugno 2025 per la comunicazione dell’indirizzo PEC.
Soggetti obbligati
Società
L’obbligo si estende agli amministratori di imprese costituite in forma societaria, società di persone o di capitali, con l’esclusione delle forme cui non è consentito lo svolgimento di attività commerciale come consorzi e società consortili. A determinate condizioni può essere applicato alle reti di imprese.
Amministratori
Con il termine amministratori il legislatore si riferisce a tutti coloro che ricoprono funzioni di gestione dell’imprese, ovvero a soggetti normativamente accostati agli amministratori, ai quali il Codice civile attribuisce funzioni di amministrazione dell’impresa in liquidazione, in luogo degli amministratori cessati.
L’indirizzo di posta elettronica certificata
Sebbene le norme non stabiliscano espressamente limitazioni o preclusioni in merito all’indirizzo PEC da comunicare al registro delle imprese, si ritiene che non sia legittima l’iscrizione con il medesimo indirizzo PEC della società.
La ratio è quella di garantire la conoscibilità di un recapito di posta elettronica proprio ed esclusivo dell’amministratore da parte di tutti i soggetti terzi che possano avere legittimamente interesse ad un canale di comunicazione diretto e formale con lo stesso.
Pertanto, le imprese che hanno scelto di utilizzare lo stesso indirizzo PEC per la società e per l’amministratore dovranno, entro il 30 giugno 2025, comunicare alla competente Camera di Commercio, un indirizzo PEC distinto per i propri amministratori. Invece, nel caso in cui il medesimo soggetto ricopra la carica di amministratore in più imprese, potrà indicare per ciascuna di essa il medesimo indirizzo di posta elettronica certificata, ovvero dotarsi di più indirizzi differenti per ogni società.
Diritti di segreteria
Il comma 6 dell’art. 16 del D.Lgs. n. 185 del 2008, che stabilisce che l’iscrizione del domicilio digitale nel registro delle imprese e le sue eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segretaria, è applicabile anche alla comunicazione e alla variazione degli indirizzi PEC degli amministratori delle imprese obbligate.
Mancati adempimenti e sanzioni
L’omessa indicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata degli amministratori impedisce la positiva conclusione dell’iter istruttorio della domanda presentata dall’impresa. In tal caso, la Camera di Commercio ricevente è tenuta a sospendere il procedimento, assegnando all’impresa un termine non superiore a trenta giorni per integrare la domanda, pena il rigetto della stessa.
Dal punto di vista sanzionatorio, la novella non introduce nuove previsioni, pertanto, residua solo l’applicabilità della sanzione ordinaria prevista dall’articolo 2630 del Codice Civile, ovvero una sanzione amministrativa pecuniaria da 103 Euro a 1.032 Euro per chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese. La sanzione può essere ridotta a un terzo nel caso in cui la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengano nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti.
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